Drei Werktage bis zu Ihrem Eventkonzept.
Erzählen Sie uns in fünf kurzen Fragen von Ihrem Vorhaben. Sie bekommen von uns einen konkreten Konzeptvorschlag und einen realistischen Budgetrahmen, schriftlich, innerhalb von drei Werktagen.
Worum geht es?
Unternehmen, die mit uns geplant haben
Wir sind KplusA Communications, eine inhabergeführte Eventagentur aus Düsseldorf. Kevin Arenja hat die Agentur 2021 gegründet, heute planen und realisieren wir rund 70 Veranstaltungen im Jahr, von der Vertriebstagung mit 40 Personen bis zum Kongress mit 800 Gästen.
Konzept, Location, Organisation, Technik und Regie kommen bei uns aus einer Hand. Sie haben einen festen Ansprechpartner, von der ersten Idee bis zum Abbau.
Wir arbeiten deutschlandweit und haben Veranstaltungen in über 45 europäischen Städten realisiert.
Sie planen eine Veranstaltung? In fünf kurzen Fragen bekommen wir einen ersten Eindruck davon, was Sie vorhaben.
Konzept anfordernVon der Weihnachtsfeier bis zum Kongress
Wir beraten Sie zum passenden Format und Umfang, finden die Location und übernehmen Organisation und Umsetzung vollständig.
Firmenjubiläum & Mitarbeiterevents
Anlässe, bei denen Ihr eigenes Team im Mittelpunkt steht, vom runden Firmengeburtstag bis zur Weihnachtsfeier.
Firmenjubiläum · Weihnachtsfeier · Sommerfest · Kickoff · Mitarbeiterehrung · Betriebsfest
Fachveranstaltungen & Kongresse
Veranstaltungen mit inhaltlicher Tiefe, professioneller Regie und genug Raum für Austausch.
Fachkonferenz · Business-Kongress · Vertriebstagung · Seminar · Symposium · Community-Event
Kunden- & Partnerevents
Formate, die auf Ihre Vertriebs- und Marketingziele einzahlen, für neue Kunden, bestehende Kunden und Partner.
Kundenevent · Launch-Event · Partnertag · Händler- und Vertriebstagung · Netzwerkveranstaltung · Hausmesse
Abendveranstaltungen & Galas
Wenn der Abend selbst die Botschaft ist: Meilensteine, Auszeichnungen, Empfänge.
Gala-Dinner · Award-Verleihung · Charity-Gala · VIP-Empfang · Eröffnungsfeier · Kundendinner
Messen & Messeauftritte
Von der Standkonzeption bis zur Umsetzung vor Ort, inklusive Personal, Technik und Ablauf.
Messestandkonzeption · Messestandumsetzung · Messeconsulting
Roadshows & Pop-up-Events
Präsenz in mehreren Regionen, mit einem Konzept und einem Team, das mitreist.
Roadshow · Pop-up-Event · Brand Activation · mobile Eventserie
Ihr Format ist nicht dabei? Beschreiben Sie uns Ihr Vorhaben, wir sagen Ihnen ehrlich, ob wir der richtige Partner dafür sind.
Konzept anfordernWie es ist, mit uns zu arbeiten
200 Gäste aus ganz Europa, ein Abend
Transfermarkt wollte sein 25-jähriges Bestehen nicht als Firmenfeier begehen, sondern als Treffen der Community, die die Plattform groß gemacht hat: Mitarbeitende, Partner und Datenscouts aus ganz Europa.
Wir haben Konzept, Location, Ablauf und Regie übernommen, von der Anreiselogistik für die internationalen Gäste über die Dramaturgie des Abends bis zur Bühnentechnik. Alle Abstimmungen liefen über einen festen Ansprechpartner und einen gemeinsamen Projektordner. Das Team von Transfermarkt konnte den Abend als Gastgeber erleben, statt ihn zu managen.
200 Gäste · 25-jähriges Jubiläum · Gäste aus ganz Europa
Produktlaunch mit Live-Demo für 40 internationale Partner
Ein koreanischer Medizintechnik-Hersteller wollte im Vorfeld der MEDICA seine europäischen Partner zusammenbringen: Produktlaunch mit Live-Demonstration am Tag, Gala-Dinner am Abend, 40 geladene Gäste.
Eine kleine Gästezahl bedeutet nicht weniger Anspruch, bei 40 Personen fällt jedes Detail auf. Wir haben Konzept, Location, die Technik für die Live-Demo, Ablauf und Regie übernommen und die Abstimmung mit dem Team in Korea koordiniert.
40 Gäste · Produktlaunch mit Live-Demo · Partnertagung und Gala-Dinner
Wenn eine internationale NGO nach Europa kommt
Direct Relief hat seinen europäischen Standort eröffnet und wollte den Anlass nutzen, um Partner, Unterstützer und mögliche neue Verbündete zum ersten Mal an einem Ort zusammenzubringen.
Wir haben das Founding Forum konzipiert und umgesetzt: Ablauf, Location, Technik, Regie und die Betreuung der internationalen Gäste vor Ort. Der Abend war so aufgebaut, dass zwischen Programm und Networking genug Raum für Gespräche blieb, aus denen mehrere neue Partnerschaften entstanden sind.
100 Gäste · Eröffnung des Europa-Standorts · neue Partnerschaften entstanden
„Schon beim Konzept wurden uns tolle Ideen vorgestellt, man hat unsere Struktur und Zielgruppe schnell verstanden. Auch bei der Durchführung lief alles reibungslos und wir konnten uns auf Kevin und sein Team verlassen. Wir werden die Agentur auch für weitere Veranstaltungen inkl. Konzeption buchen.“
„Wir wurden super abgeholt, die Kommunikation ist regelmäßig und zwischenmenschlich super! Es gab regelmäßige Updates und auf alle Bedürfnisse wurde eingegangen. So konnten wir uns 100 % auf die Umsetzung verlassen. Außerdem spürt man die Erfahrung mit vielen hilfreichen Tipps für ein gelungenes Event.“
„Obwohl nicht viel Erfahrung mit Golfturnieren vorhanden war, hat das Team von KplusA alles klasse organisiert und insbesondere die Übersicht behalten, auch wenn es brenzlig und zeitkritisch wurde. Von der Planung bis zur Orga und vor allem das Projektmanagement war klasse.“
Klingt nach dem, was Sie suchen? Fünf Fragen, etwa zwei Minuten, und drei Werktage später liegt Ihr Konzept vor.
Konzept anfordernWas Sie in drei Werktagen von uns bekommen
Ein Dokument, das Ihnen weiterhilft - auch dann, wenn Sie sich am Ende gegen uns entscheiden.
Ein Konzeptvorschlag
Passendes Format, grobe Ablaufidee und eine Empfehlung zur Location-Richtung, abgestimmt auf Anlass, Gästezahl und Termin.
Ein Budgetrahmen
Eine realistische Spanne für Ihr Vorhaben, aufgeteilt nach Agenturhonorar und Fremdkosten. Kein Angebot, aber eine Zahl, mit der Sie intern planen können.
Eine ehrliche Einschätzung
Ob Ihr Termin realistisch ist, wo wir Risiken sehen und ob wir für Ihr Vorhaben der richtige Partner sind. Falls nicht, erfahren Sie das gleich im ersten Schritt und nicht erst nach drei Terminen.
- Innerhalb von drei WerktagenKonzept und Budgetrahmen
Sie erhalten den Vorschlag per E-Mail, mit allem, was Sie für die interne Abstimmung brauchen.
- Wenn Sie möchtenKonzeptionsgespräch mit Kevin Arenja
Wir gehen den Vorschlag gemeinsam durch, schärfen Format und Ablauf und klären offene Punkte. Rund 45 Minuten, per Video oder bei Ihnen vor Ort.
- Nach BeauftragungPlanung und Organisation
Sie bekommen einen festen Ansprechpartner, Zugriff auf einen gemeinsamen Projektordner und je nach Projektphase alle ein bis zwei Wochen einen Update-Call von 30 bis 60 Minuten. Wir koordinieren Location, Dienstleister, Technik und Teilnehmermanagement.
- Am EventtagRegie vor Ort
Unser Team ist vor Ort, koordiniert alle Gewerke und führt Regie. Sie sind Gastgeber, nicht Projektleiter.
In der Regel sehen wir uns zwei- bis dreimal persönlich: zur Locationbesichtigung, zum Konzeptworkshop und selbstverständlich am Eventtag. Alles Übrige läuft per Video und über einen gemeinsamen Projektordner.
Der erste Schritt kostet Sie nur zwei Minuten. Wir machen daraus einen ersten konkreten Vorschlag.
Konzept anfordernWas ein Event bei uns ungefähr kostet
Wir trennen sauber zwischen unserem Agenturhonorar und den Fremdkosten für Location, Catering und Technik. Ihren konkreten Rahmen bekommen Sie im Konzept.
Im Agenturhonorar enthalten
- Konzeption und Beratung
- Location-Recherche und Verhandlung
- Projektsteuerung und Dienstleisterkoordination
- Ablauf- und Einsatzplanung
- Budgetkontrolle
- Regie am Eventtag
- Nachbereitung
In den Fremdkosten enthalten
- Location und Miete
- Catering
- Veranstaltungstechnik
- Referenten und Showacts
- Werbemittel und Branding
- Foto und Video
Bei Veranstaltungen außerhalb von Nordrhein-Westfalen sind Anfahrt und Übernachtung des Projektteams im Agenturhonorar enthalten und werden nicht nachträglich berechnet.
Was Ihr Vorhaben kostet, sagen wir Ihnen konkret. Fünf Fragen, etwa zwei Minuten, und drei Werktage später liegt Ihr Budgetrahmen vor.
Konzept anfordernDie Menschen, die am Eventtag neben Ihnen stehen
Sie arbeiten während der Planung mit denselben Personen, die später vor Ort sind. Deshalb stellen wir sie Ihnen schon vorher vor.
Strategie, Konzeption und Beratung. Er liest jede Anfrage persönlich.
Vermarktung, Branding und Auswertung Ihres Events
Projektleitung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung
Administration und Backoffice, damit im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt
Projektleitung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung
Projektassistenz, im zweiten Ausbildungsjahr bei uns
Kevin Arenja hat KplusA 2021 gegründet, nach Stationen in mehreren Agenturen und über zwölf Jahren in der Branche. Heute sind wir ein Team von sechs Personen in Düsseldorf und bilden selbst Veranstaltungskaufleute aus.
Wir wissen, wie viel Vertrauen es braucht, ein Event aus der Hand zu geben. Deshalb arbeiten wir mit festen Ansprechpartnern und klaren Absprachen und sind am Eventtag an Ihrer Seite.
Sagen Sie uns, was Sie vorhaben. Kevin liest Ihre Anfrage persönlich und meldet sich innerhalb von drei Werktagen.
Konzept anfordernWas Interessenten uns am häufigsten schreiben
Ab welcher Größe lohnt sich eine Agentur überhaupt?
Wir arbeiten ab etwa 10 Teilnehmern und für Unternehmen und Organisationen. Ob sich eine Beauftragung rechnet, hängt weniger an der Gästezahl als am internen Aufwand: Sobald Ihr Team mehrere Wochen nebenher planen müsste, wird die eigene Arbeitszeit meist teurer als das Agenturhonorar. Für private Feiern in kleinem Kreis sind Sie mit der Location vor Ort besser bedient.
Was kostet ein Event bei Ihnen?
Das hängt vor allem an Format, Gästezahl und Anspruch. Ihren konkreten Rahmen bekommen Sie im Konzept, innerhalb von drei Werktagen. Wir unterscheiden dabei immer zwischen unserem Agenturhonorar und den Fremdkosten für Location, Catering und Technik, damit Sie sehen, wofür welches Geld ausgegeben wird.
Arbeiten Sie auch außerhalb von Nordrhein-Westfalen?
Ja. Wir sitzen in Düsseldorf und haben Veranstaltungen in über 45 europäischen Städten realisiert, unter anderem in Wien, Lissabon, Rom, Amsterdam und auf Mallorca. Bei Veranstaltungen außerhalb von NRW sind Anfahrt und Übernachtung des Projektteams im Angebot enthalten und werden nicht nachträglich berechnet.
Wie läuft die Zusammenarbeit während der Planung ab?
In der Regel sehen wir uns zwei- bis dreimal persönlich: zur Locationbesichtigung, zum Konzeptworkshop und am Eventtag. Alles Übrige läuft per Video. Zu Projektbeginn erhalten Sie Zugriff auf einen gemeinsamen Projektordner und werden in einen direkten Kommunikationskanal aufgenommen. Je nach Projektphase gibt es wöchentlich oder alle zwei Wochen einen Update-Call von 30 bis 60 Minuten.
Was passiert, wenn das Event abgesagt oder verschoben werden muss?
Wir arbeiten mit klar definierten Stornokonditionen, intern und mit allen Leistungspartnern. Sie wissen also jederzeit, welche Optionen bestehen und was eine Verschiebung oder Absage zu welchem Zeitpunkt bedeutet. Das steht vor Vertragsschluss fest, nicht erst im Ernstfall.
Kann sich eine Veranstaltung teilweise selbst finanzieren?
Bei vertriebs- und branchenorientierten Formaten oft ja. Mögliche Quellen sind Ticketverkäufe, Sponsoring, Ausstellerbeiträge oder Fördermittel. Ob das für Ihr Vorhaben realistisch ist, sagen wir Ihnen im Konzept, nicht jedes Format eignet sich dafür.
Zwei Minuten jetzt, ein Konzept in drei Werktagen.
Fünf Fragen zu Ihrem Vorhaben, dann bekommen Sie einen Konzeptvorschlag und einen Budgetrahmen. Und falls wir nicht die Richtigen für Sie sind, sagen wir Ihnen das direkt, auch das spart Ihnen Zeit.
Ihr Ansprechpartner: Kevin Arenja, Geschäftsführunganfrage@kplusa.de